Trenger vi tunge sak/arkivsystem etter Noar-5

De nåværende sak/arkiv-systemene kan erstattes av en langt åpnere arkitektur, som gjør integrasjon langt enklere, og som tilpasses arbeidsprosessene og som gjør det mulig å arkivere informasjon og dokumentasjon der den oppstår. Sannsynligvis vil kostnadene kunne reduseres vesentlig i forhold til dagens utgiftsnivå rundt de eksisterende sak/arkivsystemene.

Sak/arkiv systemene synes nå etterhvert å ha overlevd seg selv. Mengder av elektronisk arkivverdig materiale blir aldri arkivert, og går etterhvert tapt for ettertiden. Dokumenter skapes og tar kanaler som går utenom de nåværende sak/arkivsystemene. De nåværende sak/arkivsystemene er laget for brev - ikke de kanalene som stadig flere bruker i dag: epost, sms, blogger, samskrivingsverktøy på web, etc. Historikere om 100 får muligens det dårligste kildematerialet siden middelalderen, de får kun de dokumentene som viser sluttresultatet - ikke det historikerene er interessert i : prosessene som førte til resultatene.

For et år siden fikk vi en ny standard for arkivsystem, kalt Noark 5. Den nye standarden legger opp til et mer teknologinøytralt arkivsystem, og gir mulighet for en mer modulær og åpnere arkitektur rundt en såkalt Noark 5 kjerne. De modulene som ligger rundt kjernen kan gjerne komme fra ulike leverandører og ligge som plugin-moduler i andre system, etc.

Det legges opp til at saksbehandlingen kan skje i andre, ulike systemer, gjerne som web-moduler eller "widgets" som i prinsippet kan kjøres hvor som helst (med innebygget sikkerhet). Vi går mot et mer rendyrket arkivsystem som tar imot dokumenter og kan levere dokumenter til andre system, f. eks. fagsystem for helse/sosial, utdanning, økonomi, personal, etc. En sak kan gjerne opprettes i tekstbehandlingssystemet, epost-systemet, lynmeldings-kjeder, eller der dokumentet blir produsert - i prinsippet også fra mobiltelefoner.

Dokumenter vil i den nye strukturen flyte mer fritt mellom fagsystem, epost-system, tekst-system, nett-skjema fra innbyggerne via brukertilpassede moduler og arkivet. Det blir mulig å designe en struktur og arkitektur som kan kan tilpasses arbeidsprosessene i organisasjonen. Brukerne kan få en tjenesteportal eller arbeidsflate som inneholder akkurat de modulene som trengs og ikke noe annet. Disse modulene kan gjerne være produsert av ulike leverandører, eller forsåvidt som friprog prosjekter.

Dagens sak/arkivsystem framstår stadig mer som et teknologisk sidespor. Vi har med Noark 5 fått en mulighet til å tenke i helt andre baner enn før. I stedet for store, tunge fagsystem som ikke snakket sammen med andre enn seg selv og Microsoft, får vi nå en langt åpnere struktur, som kan tilpasses arbeidsprosessene i organisasjonen.

Noark 5 standarden feirer ett-års jubileum i disse tider, uten at det er skjedd så veldig mye i kommunene eller staten (unntaket er NAV). En Noark 5 kjerne bør i sin natur være felles i alle kommuner og fylkeskommuner. Det er denne delen som ivaretar de lovmessige og forvaltningsmessige kravene, det er her vi må ha tilbake-kompatibilitet med tidligere standarder som Noark 4, her ligger database-oppbyggingen og datamodellene. Denne delen bør følgelig ikke eies og vedlikeholdes av en kommersiell leverandør. Dette er infrastruktur som bør være lagt under en offentlig etat, evt. eid av et offentlig konsortium.

De omkringliggende modulene som kommuniserer og utveksler dokumenter med kjernen kan derimot være eid av leverandører, og her bør vi ha konkurranse på pris, funksjonalitet og brukervennlighet. Disse modulene trenger ikke være store, hele strukturen rundt Noark 5 bør være basert på de prinsippene som DIFI nylig la til grunn for IT-arkitekturer:

1. Tjenesteorientert arkitektur. IT-systemene skal bygges som en samling med avgrensede delsystemer som legger til rette for mest mulig gjenbruk.

2. Interoperabilitet. IT-systemene må kunne utvikles og dele data og informasjon med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt.

3. Tilgjengelighet. Nettbaserte tjenester skal være universelt utformet, og brukerne skal kunne benytte dem uten hensyn til tid, sted eller kanal.

4. Trygghet. Informasjon og tjenester skal tilfredsstille krav til konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet.

5. Åpenhet. Offentlige IT-systemer skal være basert på åpne eller godkjente standarder. Systemene skal ikke sette spesielle krav til teknologi hos brukerne.

6. Fleksibilitet. Forvaltningen skal etablere og utvikle IT-systemer på en måte som gjør dem forberedt på endringer innen bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur.

7. Skalerbarhet. IT-systemene skal være forberedt på endringer i antall brukere, datamengde og tjenestenes livslengde.

Her ligger med andre ord intet grunnlag for store gigantprosjekter, men i stedet en byggeklosse-struktur som er basert på et Lego-prinsipp, der man kan bygge ut etter behov og ønske, og gjerne skifte ut moduler man ikke er fornøyd med.
For å være teknologi-uavhengige bør modulene være tilpasset å kunne kjøres i en åpen web-modul plattform (widget-plattform), det vil si at de for eksempel skal kunne kjøres direkte i alle nettlesere. WEB 2.0 er meget godt tilpasset disse strukturene.

Vi foreslår et prosjekt der det utvikles en Noark 5 kjerne. Ett år etter at spesifikasjonen er laget bør vi snart komme i gang med en realisering. Det bør være flere kommuner og kommersielle aktører som går sammen om dette, og vi foreslår at det lages en prosjektorganisasjon for å realisere et konkret produkt.

Ideelt sett burde eierskapet til en Noark 5 kjerne bli finansiert og ligge i en statlig etat som DIFI eller Riksarkivet, alternativt kan dette være et friprog-prosjekt med en eller annen form for brukerfinansiering og bruker-organisering. For å få inn mer nytenking og motkrefter mot bundling, bør det offentlige støtte utvikling av de viktigste web-modulene som vil fungere inn mot Noark 5 kjernen.

Håpet er at de nåværende sak/arkivsystemene kan erstattes av en langt åpnere arkitektur, som gjør integrasjon langt enklere, og som tilpasses arbeidsprosessene og som gjør det mulig å arkivere informasjon og dokumentasjon der den oppstår. Sannsynligvis vil også kostnadene kunne reduseres vesentlig i forhold til dagens kostnader rundt de eksisterende sak/arkivsystemene.

Linker:

http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html

http://www.usit.uio.no/it-dir/skrifter/arkivsystem/rapport.pdf